¿Cuál es la importancia de la información como recurso? ¿Cómo se puede utilizar la información como recurso? ¿Cuál es la importancia de la información en las empresas? ¿Cuáles son los recursos de información de una empresa?

Datos, información y conocimiento: Los datos no se convierten automáticamente en información, ni mucho menos en conocimiento. Los datos se transforman en información en tanto son interpretados por quien los recibe y adquieren significado. La información consiste en datos colocados en un contexto significativo y útil para un usuario final. Es decir, la información son los datos que tienen valor y el valor informativo depende del contexto. Mientras no se ubican los datos en el contexto apropiado no se convierten en información y si el contexto desaparece, también lo hace la información.

Por otro lado, casi toda la información es conocimiento y, por ende, mayor información implica necesariamente mayor conocimiento. Sin embargo existen diferencias entre información y conocimiento, describiendo la producción de conocimiento como un proceso complejo, que no necesariamente responde a un aumento de información.

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados, de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregación de los elementos.

Se plantean tres premisas fundamentales:

1. Cada sistema está incluido en un sistema mayor;

2. Los sistemas son abiertos. Se caracterizan por un proceso de cambio infinito con los otros sistemas.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

Los sistemas de información son un conjunto de partes interrelacionadas que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar las decisiones y el control de una organización. Los componentes de un sistema de información son:

· Captura: se refiere a la forma en que se realiza la toma de los datos, que es el insumo básico del proceso.

· Procesamiento: es el proceso de transformación del insumo (al cual pueden agregarse los datos almacenados) para obtener algo que tenga significado para los destinatarios del sistema.

· Almacenamiento: los datos captados o transformados pueden ser guardados en soportes de almacenamiento para su reutilización en procesamientos posteriores.

· Distribución: el resultado del procesamiento (la salida) se pone a disposición de quien lo requiere. Debe cumplirse en tiempo y forma con el fin de que sea de utilidad para la toma de las decisiones.

La interrelación de los componentes tiene como fin la toma de decisiones.

Los sistemas de información deben ser los sensores de los cambios y suministrar los nuevos cursos de acción que se adecuen a la nueva realidad, maximizando el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Las TICs han potenciado de tal manera la capacidad, velocidad y masificación del procesamiento de los datos que es impensable visualizar los sistemas de información sin sus componentes (hardware, software, administración de datos y comunicaciones).

Mientras los sistemas de información existen para ayudar y encontrar los objetivos que tiene que llevar a cabo una organización, la tecnología informática facilita el logro de las metas organizaciones. El conjunto de sistemas de información con tecnología de la información permite mejorar el círculo virtuoso de la acumulación y mejoramiento del conocimiento organizacional.

Cuatro tipos de tecnologías referidas al hardware, al software, a las comunicaciones y a la administración de datos, son las que conforman la arquitectura de una organización.

Las tecnologías de la información del hardware comprenden a todos los elementos físicos, (procesadores de distintos tamaños y los dispositivos de entradas y salidas) necesarios para realizar captura, procesamiento, almacenamiento y distribución de datos e información.

Las tecnologías de la información del software se refieren a los distintos tipos de software, de base o sistemas operativos, lenguajes aplicativos, de administración y generación de aplicaciones, navegadores de Web (planillas de cálculo, procesadores de texto, etc.). El software es la lógica que permite el funcionamiento del hardware.

Las tecnologías de la información de redes de comunicaciones se refiere a los medios, dispositivos y software necesarios para comunicaciones en modo local o a distancia, por cable o en forma inalámbrica, de dispositivos fijos o móviles, por medio de Internet o por redes privadas.

Las tecnologías de la información de la administración de datos se refieren a los sistemas de administración de bases de datos, que permiten la organización, acceso y mantenimiento de los datos de la organización.

Una forma de caracterizar la evolución de las organizaciones en función del desarrollo de la cultura digital es a través del planteo de 3 estadios evolutivos del nivel de complejidad en la cultura de las TICs:

· Estadio 1: focalización en la generación de registros

La tecnología de la información es usada para el registro y la automatización de procesos en el estado en que se encuentran.

· Estadio 2: análisis de la información.

Se reconoce el valor de la información en la toma de decisión en todos los niveles organizaciones. Se usa la tecnología para detectar problemas en los procesos. Se reconoce la información como un activo de la organización y por ese medio puede convertirse en un elemento generador de valor.

· Estadio 3: se caracteriza por el trabajo cooperativo y el desarrollo innovador.

Se usa la tecnología para conducir el planeamiento estratégico en una organización y los sistemas de información son usados para llevar a cabo la estrategia organizacional. Existe clara percepción de los beneficios del trabajo cooperativo y de la gestión del conocimiento, y la tecnología de la información es colocada en el rol de facilitador. La organización ahora percibe el valor del uso de la información y la potencialidad de la misma. Participa del proceso de innovación y creatividad.

La existencia de los SI se apoya en la toma de decisiones. Pero en una organización se toman distintos tipos de decisiones y de distintas características según el nivel en el cual se encuentra el decisor.

Las decisiones del nivel operativo (nivel inferior) son para llevar a cabo las tareas especificadas por las gerencias y las rutinas para concluir y utilizar recursos. Hay una mayor automatización de las tareas con el fin de que las operaciones sean controlables y eficientes. Los sistemas de información deben integrar sectores, “derrumbar muros”, optimizar procesos y hacer que la información sea compartida.

Las decisiones de control de negocio (nivel medio) tienen por objetivo el seguimiento referido a la utilización eficiente y eficaz de los recursos y de las unidades operativas. Este tipo de decisiones requieren gran procesamiento de información de los sistemas operativos o de base, pero, además, de modelos de evaluación de distintos escenarios. Los sistemas son un apoyo para el decisor al proponer escenarios de alternativas distintas, donde el decisor humano elige en función a su criterio la más conveniente.

La toma de decisiones sobre la gestión del conocimiento tiene en cuenta, principalmente, la evaluación de las nuevas ideas para productos y servicios, la manera de comunicar nuevos conocimientos y distribuir información.

En el caso de la toma estratégica de decisiones (nivel superior), el foco está puesto en la determinación de objetivos, recursos y políticas a largo plazo. Pretende encontrar ventajas competitivas. Los sistemas de este nivel implican no solo el procesamiento de fuentes internas de informaciones, sino de abundante información del contexto (competencia, de la industria, del país, entre otras).

La aparición y enorme crecimiento de la red de redes, Internet, el crecimiento espectacular de las industrias TICs, sumado al proceso de globalización, generan todo un nuevo contexto de negocios y un cambio muy fuerte en el método y su forma. Hacer negocios hoy requiere de un umbral de tecnología, que en algunos sectores, ya opera como una barrera de entrada.

Los sistemas de información dentro de este nuevo contexto potencian su rol como arma competitiva. La tecnología de la información tiende a la masificación y muchos de sus componentes se han convertido en verdaderos commodities.

Las economías de redes han producido cambios muy fuertes en las organizaciones. El comercio electrónico modificó la manera de vender y disminuyó los costos de transacción de todos los actores. Los costos de transacción hoy son mucho más bajos porque dispongo, en muchos casos, de la información en Internet y de comunicaciones muy rápidas.

El modelo clásico de Porter presenta las cinco fuerzas competitivas que forman la estructura de competencia de una industria:

· Los competidores

· Los nuevos participantes de la industria

· Los productos sustitutos

· El poder de negociación de los clientes

· El poder de negociación de los proveedores

Las empresas para subsistir en sus negocios pueden desarrollar distintas estrategias básicas:

· Diferenciar productos

· Innovación

· Diferenciación orientada (creación de nuevos nichos de mercado)

· Realizar alianzas con competidores y proveedores

· Promover liderazgo de costos

En términos generales, los SÍ y, en especial, las TICs tienen influencia en las estrategias descritas.

En el caso del liderazgo de costo, las TICs son una herramienta fundamental para la reducción de costos en los procesos de las firmas y de sus clientes y proveedores.

En el caso del desarrollo de alianzas, el uso de las TICs puede permitir crear vínculos virtuales u organizaciones virtuales, compartir sistemas o tener un alto grado de integración de los mismos. Como estrategia de crecimiento, las TICs permiten realizar economías de escala donde la replicación de modelos de gestión posibilita la mejor distribución de costos o ganancias de productividad cuando estos modelos se aplican a otras organizaciones (compradas o fusionadas).

En la estrategia por innovación, los sistemas de administración de conocimiento pueden ser facilitadores de la generación, transmisión y uso de nuevo conocimiento. Las TICs aportan la infraestructura para un clima propicio para la innovación a costos razonables y mejorando la velocidad de desarrollo e implementación.

En el caso de la estrategia de diferenciación, las TICs pueden facilitar la implementación de características nuevas en productos y servicios, o su focalización en nuevos nichos de mercado donde puede ser un vehículo para penetrar éstos.

La presencia de Internet ha afectado la estructura industrial en algunos sectores al permitir competir solamente por precios y permitir la entrada de nuevos competidores. Por otra parte, también ha reducido los niveles de utilidad ya que permite a los clientes realizar compras con mucha mayor cantidad de información sobre los ofertantes y aumentando su capacidad de negociación.

La tecnología por sí no genera valor estratégico, sino su uso dirigido a una estrategia de la organización. Por lo cual, la función estratégica no está aislada del resto de las funciones de la organización y de su capital intelectual. Las TICs no son algo separado de la organización de las firmas modernas, son parte integrante de las mismas.

El modelo de la cadena de valor de Porter muestra a la empresa como una serie de tareas o actividades básicas que van agregando valor al producto final. Las actividades pueden ser de dos tipos: actividades primarias o de apoyo. Las actividades primarias son las relacionadas con el abastecimiento, producción y distribución y son las necesarias para el desarrollo del producto o servicios objetivo de la organización. Las actividades de apoyo son las que proveen la infraestructura y soporte a las actividades primarias.

En los distintos eslabones de la cadena de valor se agregan al producto o a los servicios, componentes físicos, pero también componentes referidos al tratamiento y procesamiento de la información.

Otro aspecto relevante de la cadena de valor es que la misma se extiende fuera de los límites de las firmas, hacia los proveedores y los clientes. Las TICs son un instrumento de una potencia muy alta para mejorar los eslabones y encadenamientos de las relaciones de esta cadena de valor, ayudando a conseguir los objetivos de las firmas y sus aliados estratégicos. Es decir, son tomados como recursos para el apoyo de las estrategias competitivas de las empresas.

Los procesos de negocio en una organización son la secuencia preestablecida de tareas o actividades donde intervienen distintos departamentos o funciones que se ejecutan en un orden y que tienen por fin asegurar el objetivo planteado. Estos procesos utilizan los sistemas de información para realizar sus actividades y cumplir con sus metas. Las operaciones básicas deben realizarse “a través” de los sistemas de información. Estas operaciones capturan datos, producen información y la consumen.

Hoy la diferenciación entre las empresas con los mismos sistemas y similares procesos en el mismo mercado, estará dada por las competencias endógenas de las firmas (capacidad del recurso humano y capital intelectual) para aplicar nuevo conocimiento a los productos y servicios en el mercado en el cual compiten.

El valor de una firma es su capacidad de generar rentabilidad sobre el capital invertido. Se crea valor cuando el retorno sobre la inversión es mayor al costo del capital.

Siguiendo el criterio de decisión de racionalidad económica, si voy a encarar un proyecto que incluye sistemas de información o tecnología de la información que generará una ventaja competitiva, lo debo emprender en la medida que los beneficios netos futuros a valores actuales sean superiores a la inversión inicial. Sin embargo, en muchos casos los proyectos de SI tienen beneficios de difícil cuantificación.